Politique de Confidentialité

Date d'entrée en vigueur : 1er janvier 2025 Dernière mise à jour : 1er janvier 2025

Eranis LLC (« Eranis », « nous », « notre » ou « nos ») s'engage à protéger la vie privée des personnes qui visitent notre site web, s'inscrivent à nos services ou dont les données sont traitées via notre plateforme. Cette Politique de Confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos informations lorsque vous utilisez notre plateforme de gestion des ressources humaines et les services associés (collectivement, le « Service »).

En accédant au Service ou en l'utilisant, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté d'être lié par cette Politique de Confidentialité. Si vous n'êtes pas d'accord, veuillez cesser immédiatement d'utiliser le Service.

1. Informations que Nous Collectons

1.1 Informations que Vous Fournissez Directement

Informations de compte : Lors de votre inscription, nous collectons votre nom, adresse e-mail, nom de l'entreprise et mot de passe.

Données employeur : Les organisations utilisant Eranis (« Clients ») peuvent saisir des informations sur les employés, notamment :

• Identifiants personnels (nom, e-mail, numéro de téléphone, adresse)
• Détails d'emploi (poste, département, date d'embauche, type de contrat)
• Données de rémunération (salaire, primes, indemnités)
• Registres de congés et de présence
• Objectifs et évaluations de performance
• Documents (contrats, certifications, pièces d'identité)
• Coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence
• Historique de formation et d'éducation

Communications : Lorsque vous nous contactez pour obtenir de l'aide ou des renseignements, nous collectons votre nom, votre e-mail et le contenu de vos communications.

1.2 Informations Collectées Automatiquement

Données d'utilisation : Nous collectons automatiquement des informations sur la façon dont vous interagissez avec le Service, notamment :

• Adresse IP et localisation approximative
• Type et version du navigateur
• Informations sur l'appareil
• Pages visitées et fonctionnalités utilisées
• Date et heure d'accès
• URLs de provenance

Cookies et technologies similaires : Nous utilisons des cookies, le stockage local et des technologies similaires pour maintenir l'état de session, mémoriser les préférences et analyser l'utilisation du Service. Voir la Section 8 pour plus de détails.

1.3 Informations Provenant de Tiers

Nous pouvons recevoir des informations de fournisseurs d'authentification tiers (comme Google ou Microsoft) si vous choisissez de vous connecter via ces services, limitées à votre nom, adresse e-mail et photo de profil.

2. Comment Nous Utilisons Vos Informations

Nous utilisons les informations collectées aux fins suivantes :

Fourniture du Service :

• Fournir, maintenir et améliorer le Service
• Traiter les demandes de congés, gérer les dossiers des employés et générer des rapports
• Authentifier les utilisateurs et maintenir la sécurité des comptes

Communications :

• Répondre aux demandes et aux requêtes d'assistance
• Envoyer des notifications liées au service (réinitialisations de mot de passe, mises à jour système)
• Fournir des mises à jour et annonces de produits (avec possibilité de désabonnement)

Analyses et amélioration :

• Analyser les modèles d'utilisation pour améliorer les fonctionnalités et l'expérience utilisateur
• Identifier et corriger les problèmes techniques
• Mener des recherches et développement pour de nouvelles fonctionnalités

Obligations légales et conformité :

• Respecter les lois et réglementations applicables
• Faire respecter nos Conditions d'Utilisation
• Protéger contre la fraude, les abus et les menaces de sécurité

3. Rôles de Traitement des Données

3.1 Eranis en tant que Responsable du Traitement

Pour les titulaires de compte et les visiteurs du site web, Eranis agit en tant que responsable du traitement. Nous déterminons les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles en relation avec la gestion des comptes, la facturation et les analyses du Service.

3.2 Eranis en tant que Sous-traitant

Pour les données des employés saisies par les Clients, Eranis agit en tant que sous-traitant. Nos Clients (employeurs) sont les responsables du traitement qui déterminent quelles données des employés saisir et comment elles sont utilisées. Nous traitons ces données uniquement selon les instructions de nos Clients et notre Accord de Traitement des Données.

Si vous êtes un employé dont les données sont gérées via Eranis, veuillez contacter votre employeur pour obtenir des informations sur le traitement de vos données. Les politiques de confidentialité de votre employeur régissent leur collecte et utilisation de vos informations.

4. Partage et Divulgation des Données

Nous ne vendons pas d'informations personnelles. Nous pouvons partager des informations dans les circonstances suivantes :

Avec les organisations clientes : Les données des employés sont accessibles aux utilisateurs autorisés au sein de l'organisation du Client selon leurs permissions et rôles configurés.

Prestataires de services : Nous faisons appel à des prestataires tiers de confiance pour nous assister dans :

• L'hébergement cloud et l'infrastructure (centres de données)
• Les services de livraison d'e-mails
• Le traitement des paiements
• Les services d'analyse
• Les outils de support client

Ces prestataires sont contractuellement tenus de protéger vos données et ne peuvent les traiter qu'à des fins spécifiées.

Exigences légales : Nous pouvons divulguer des informations si la loi, une ordonnance judiciaire ou une demande gouvernementale l'exige, ou lorsque nous estimons que la divulgation est nécessaire pour :

• Respecter les obligations légales
• Protéger nos droits, notre propriété ou notre sécurité
• Prévenir la fraude ou les menaces de sécurité
• Protéger les droits d'autrui

Transferts d'entreprise : En cas de fusion, acquisition ou vente d'actifs, vos informations peuvent être transférées à l'entité acquéreuse. Nous vous informerons avant que vos informations ne soient soumises à une politique de confidentialité différente.

Avec consentement : Nous pouvons partager des informations à d'autres fins avec votre consentement explicite.

5. Conservation des Données

Données de compte : Nous conservons les informations de compte tant que votre compte est actif. À la résiliation du compte, nous conservons les données pendant 90 jours pour permettre la réactivation, après quoi elles sont supprimées ou anonymisées.

Données des employés : Les données des employés des Clients sont conservées selon les instructions du Client. Sur demande du Client ou à la résiliation du contrat, nous supprimons les données des employés dans les 30 jours, sauf si la conservation est requise par la loi.

Journaux d'utilisation : Les données d'utilisation agrégées et anonymisées peuvent être conservées indéfiniment à des fins d'analyse et d'amélioration du service.

Sauvegardes : Les copies de sauvegarde peuvent persister jusqu'à 30 jours après la suppression des systèmes de production.

6. Sécurité des Données

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité conformes aux normes de l'industrie pour protéger vos informations :

Mesures techniques :

• Chiffrement en transit (TLS 1.2+) et au repos (AES-256)
• Sécurité au niveau des lignes assurant l'isolation des données des locataires
• Évaluations de sécurité et tests de pénétration réguliers
• Centres de données sécurisés avec contrôles d'accès physiques

Mesures organisationnelles :

• Vérifications des antécédents et formation à la sécurité des employés
• Contrôles d'accès basés sur le principe du moindre privilège
• Procédures de réponse aux incidents
• Audits de sécurité réguliers

Pour plus de détails, veuillez consulter notre page Sécurité.

Malgré nos efforts, aucune méthode de transmission ou de stockage n'est sécurisée à 100 %. Nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue mais notifierons rapidement les parties concernées en cas de violation de données, comme l'exige la loi applicable.

7. Vos Droits et Choix

Selon votre localisation, vous pouvez avoir les droits suivants concernant vos informations personnelles :

Accès : Demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.

Rectification : Demander la correction de données inexactes ou incomplètes.

Suppression : Demander la suppression de vos données personnelles, sous réserve des exigences légales de conservation.

Portabilité : Demander vos données dans un format structuré et lisible par machine.

Restriction : Demander la restriction du traitement dans certaines circonstances.

Opposition : S'opposer au traitement basé sur des intérêts légitimes.

Retrait du consentement : Lorsque le traitement est basé sur le consentement, retirer le consentement à tout moment.

Pour les titulaires de compte : Exercez ces droits en nous contactant à privacy@eranis.com ou via les paramètres de votre compte.

Pour les employés : Si votre employeur utilise Eranis, veuillez contacter votre employeur pour exercer ces droits. Nous aiderons votre employeur à répondre aux demandes vérifiées.

8. Cookies et Suivi

Nous utilisons les types de cookies suivants :

Cookies essentiels : Nécessaires au fonctionnement du Service (authentification, sécurité, préférences). Ne peuvent pas être désactivés.

Cookies analytiques : Nous aident à comprendre comment les visiteurs interagissent avec le Service. Vous pouvez les refuser via les paramètres du navigateur ou notre panneau de préférences de cookies.

Cookies marketing : Utilisés pour diffuser des publicités pertinentes. Nous n'utilisons actuellement pas de cookies marketing mais pourrions le faire à l'avenir avec un préavis approprié.

Gestion des cookies : La plupart des navigateurs permettent de refuser ou supprimer les cookies. Notez que la désactivation des cookies essentiels peut affecter le fonctionnement du Service.

9. Transferts Internationaux de Données

Eranis est basé aux États-Unis. Si vous accédez au Service depuis l'extérieur des États-Unis, vos informations peuvent être transférées, stockées et traitées aux États-Unis ou dans d'autres pays où nos prestataires de services opèrent.

Pour les transferts depuis l'Espace Économique Européen (EEE), le Royaume-Uni ou la Suisse, nous nous appuyons sur :

• Les Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne
• Les décisions d'adéquation le cas échéant
• Votre consentement explicite le cas échéant

10. Confidentialité des Enfants

Le Service n'est pas destiné aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles auprès d'enfants. Si nous apprenons que nous avons collecté des données d'un enfant, nous les supprimerons rapidement. Si vous pensez que nous avons collecté des informations d'un enfant, veuillez nous contacter à privacy@eranis.com.

11. Droits des Résidents de Californie

Si vous êtes résident de Californie, vous disposez de droits supplémentaires en vertu du California Consumer Privacy Act (CCPA) :

• Droit de savoir : Demander des informations sur les catégories et les éléments spécifiques d'informations personnelles que nous avons collectées.
• Droit de suppression : Demander la suppression de vos informations personnelles.
• Droit de refus : Refuser la vente d'informations personnelles. Note : Nous ne vendons pas d'informations personnelles.
• Non-discrimination : Nous ne vous discriminerons pas pour avoir exercé vos droits.

Pour exercer ces droits, contactez-nous à privacy@eranis.com.

12. Modifications de cette Politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de Confidentialité de temps en temps. Nous vous informerons des modifications importantes par :

• La publication de la politique mise à jour sur notre site web avec une nouvelle date de « Dernière mise à jour »
• L'envoi d'une notification par e-mail aux titulaires de compte pour les changements significatifs
• L'affichage d'une notification dans l'application

Votre utilisation continue du Service après l'entrée en vigueur des modifications constitue l'acceptation de la politique révisée.

13. Nous Contacter

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette Politique de Confidentialité ou nos pratiques en matière de données, veuillez nous contacter :

Eranis LLC E-mail : privacy@eranis.com Adresse : [Adresse à ajouter lors de l'incorporation]

Pour les demandes de protection des données dans l'UE, vous pouvez également contacter notre représentant désigné à : [À désigner si nécessaire]

14. Informations Réglementaires

Autorité de contrôle : Si vous êtes dans l'EEE et estimez que nous n'avons pas répondu adéquatement à vos préoccupations, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données.

Protection des consommateurs du Wyoming : Eranis LLC est constituée en vertu des lois du Wyoming, États-Unis. Les résidents du Wyoming peuvent contacter l'Unité de Protection des Consommateurs du Procureur Général du Wyoming pour les questions de protection des consommateurs.